Mitä taloyhtiössä tarvitsee tietää tietosuojasta?

EU:n tietosuoja-asetuksen tultua voimaan 25.5.2018 on hallituksilla ja isännöitsijöillä oiva paikka saattaa taloyhtiön tietosuoja-asiat ajan tasalle.

Tietosuojaloukkauksiin liittyvät jatkossa entistä suuremmat vastuut (ääritapauksissa miljoonien eurojen hallinnollisen sakon, vahingonkorvauksen ja rikosoikeudellisen vastuun uhka). Tärkeintä taloyhtiölle on kuitenkin tunnistaa omat velvoitteensa, se, mitä kaikkia henkilötietoja taloyhtiö kerää ja kuka on vastuussa tiedoista.

TALOYHTIÖ VASTAA REKISTEREISTÄÄN

Kun henkilötietoja kerätään, on taloyhtiö rekisterinpitäjänä vastuussa silloinkin, kun tietojen käsittely on ulkoistettu esimerkiksi isännöitsijätoimistolle. Henkilörekisteri muodostuu jo hyvin pienen henkilötietojoukon yhdistämisestä ja taloyhtiö on rekisterinpitäjän roolissa niiden rekisterien osalta, joita kerätään taloyhtiön lukuun. Isännöitsijä, huoltoyhtiö ja vaikka urakoitsijat, jotka käsittelevät näiden rekisterien tietoja tavalla tai toisella, ovat henkilötietojen käsittelijän roolissa ja tällöin vastuut ja velvollisuudet on syytä selvittää erillisin sopimuksin.

Yksi rekisterinpitäjän tärkeimmistä velvollisuuksista on rekisteröityjen informointi henkilötietojen keruusta ja rekisteröityjen oikeuksista. Toinen on selosteen laatiminen henkilötietojen käsittelytoimista. Taloyhtiön tulee myös tunnistaa henkilötietojen keräämiseen liittyvät tietoturvariskit. Tarvittaessa rekisterinpitäjän tulee kyetä osoittamaan, että on toiminut tietosuoja-asetuksen vaatimalla tavalla.

TIETOSUOJADOKUMENTIT

1

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista / Henkilötietojen peruskartoitus

2

Riskiarvio

3

Tietosuojaseloste

4

Tietosuojaliite sopimuksiin / tietosuojasopimus

5

Tietosuojatilinpäätös toimintakertomuksen liitteeksi

Senior Legal Advisor Keijo Kaivanto on laatinut ekurssin Uusi tietosuoja-asetus taloyhtiöissä, jossa taloyhtiön tietosuojavelvoitteet selvitetään havainnollisesti ja käytännönläheisesti ja hallituksen jäseniä ja isännöitsijöitä opastetaan tärkeimpien tietosuojaan liittyvien dokumenttien laatimisessa. Jokainen kurssin käynyt saa dokumenttien malliasiakirjat käyttöönsä.

Hoida nyt taloyhtiösi tietosuoja ajan tasalle ekurssin avulla!